Cómo un abogado de AFP Plan Vital presentó 10.000 demandas usando CaseTracking

AFP Plan Vital, una de las principales administradoras de fondos de pensiones en Chile, enfrentaba el complejo desafío de gestionar una creciente carga de procedimientos judiciales derivados del incumplimiento de obligaciones previsionales por parte de los empleadores. Esta situación exigía no solo una alta capacidad operativa, sino también un nivel de precisión y control difíciles de alcanzar con las herramientas disponibles en ese momento. El volumen de causas generaba una sobrecarga administrativa, dificultades para mantener trazabilidad sobre el estado de cada proceso, y una dependencia excesiva de tareas manuales que aumentaban el riesgo de errores y de incumplimientos normativos. Además, la lentitud en los tiempos de tramitación podía afectar tanto el recupero de fondos como el cumplimiento con los estándares exigidos por los entes reguladores.

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Impacto

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• Eficiencia operacional exponencial: Un solo abogado pudo presentar y gestionar más de 10.000 demandas.
• Reducción drástica en los tiempos de gestión: El tiempo para interponer una cartera completa pasó de tres meses a solo diez días.
• Cumplimiento normativo automatizado: Reportes regulatorios como la NCG 247 y el artículo 19 inciso 14 del D.L. 3.500 son generados en menos de una hora.
• Impulso procesal que superó las buenas prácticas: El 50% de la cartera avanzó en el primer mes, y cerca del 100% en tres meses, superando ampliamente los estándares definidos por la Superintendencia de Pensiones.

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Cliente

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AFP PlanVital es una administradora de fondos de pensiones en Chile, dedicada a gestionar los ahorros previsionales de millones de afiliados. Su objetivo es asegurar una pensión adecuada al momento de la jubilación, mediante una administración eficiente, responsable y alineada con la normativa del sistema previsional chileno.

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Caso de uso

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El alto volumen de causas judiciales, junto con la necesidad de cumplir con estrictas normativas y plazos procesales, representaba una carga significativa para el Departamento de Cobranza Judicial de AFP PlanVital.

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Para enfrentar este escenario, AFP PlanVital implementó una solución tecnológica basada en la integración de CaseTracking y su herramienta Te2eus. A través de un trabajo colaborativo con el Poder Judicial y otros actores clave, se diseñó un flujo automatizado de presentación de demandas, adaptado a los requerimientos legales y operativos de la compañía. Esto permitió realizar interposiciones masivas de manera eficiente, con control total sobre los estados procesales, las notificaciones y las consignaciones.

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Además, la plataforma fue configurada para generar automáticamente los reportes exigidos por la normativa vigente, como la NCG 247 y el artículo 19 del D.L. N° 3.500, asegurando cumplimiento oportuno y trazabilidad completa. El seguimiento continuo a través de CaseTracking permitió detectar cuellos de botella, agilizar la toma de decisiones y asegurar un “impulso procesal” que mantiene en movimiento la cartera judicial, minimizando el riesgo de archivo o negligencia procesal.

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En conjunto, estas aplicaciones dieron lugar a un proceso de cobranza judicial más eficiente, trazable y alineado con las exigencias regulatorias del sistema previsional chileno.

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Impacto en el negocio

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• Aumento de la eficiencia: El Departamento de Cobranza Judicial es capaz de crear y presentar más de 10.000 demandas con una sola persona.  Esto significa que un abogado es capaz de tramitar diez veces más causas con mayor celeridad.
• ‍Aumento de % de comisiones: La comisión aumentó en un 7% gracias a la automatización de la presentación de demandas y al impulso procesal que esto genera. 
• ‍Reducción del tiempo de interposición: El tiempo necesario para interponer una cartera se redujo de tres meses a tan solo diez días, representando una disminución aproximada del 88.89%.‍
• Cumplimiento normativo: Los reportes Norma de Carácter General (“NCG”) 247 y art.19 inc.14 del Decreto Ley N° 3.500, son generados 100% con CaseTracking en menos de una hora. Así la compañía logró cumplir con los aspectos normativos requeridos, evitando posibles sanciones y multas por falta de trazabilidad.
• Trazabilidad completa: la presentación de demandas mediante Te2eus permite visibilidad end-to-end sobre la cartera de cobranza. Adicionalmente, el seguimiento mediante CaseTracking entrega información fidedigna y oportuna de la cartera de cobranza.
• Notificaciones oportunas: Gracias a la automatización de la presentación de demandas, se obtiene acceso inmediato a información sobre el rol y tribunal de las causas, sin necesidad de solicitar esta información al estudio jurídico que tramitará la causa. Esto permite informar a las partes (afiliados y empleadores) en menos de 15 días, lo que, además de cumplir con la normativa vigente, agiliza la gestión de la cartera.
• Aumento del "impulso procesal" gracias a información oportuna para la toma de decisiones: El 50% de la cartera muestra avance procesal al finalizar el primer mes, superando la buena práctica del 30%. Cerca del 100% de la cartera avanza en el proceso al tercer mes, evitando el archivo y cualquier posible negligencia en los seis meses posteriores. Estos plazos se ajustan a los criterios de la Superintendencia de Pensiones, como se refleja en su respuesta a una consulta de una AFP sobre qué significa ser diligente. Aunque en la Cobranza Previsional no se observa abandono del procedimiento, los plazos propuestos cumplen con estas normas.
• Disrupción en la industria: La compañía se destacó como una entidad disruptiva en la industria al implementar una solución de trazabilidad en tiempo real, lo que les brindó una ventaja competitiva.

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