CaseTracking: Software de Gestión Judicial
En esta guía te detallamos qué es un software de gestión judicial, sus beneficios, por qué su implementación es indispensable para tu despacho o empresa, y cómo puede optimizar tus recursos, mejorar tu productividad y aumentar la rentabilidad de tu gestión judicial.
Durante más de 20 años en Lemontech hemos sido parte de esta transformación del mundo legal en Latinoamérica y estamos comprometidos con impulsar su modernización. De este propósito nace CaseTracking, nuestro software especializado en la centralización y automatización de la gestión judicial de empresas y despachos jurídicos, permitiéndoles contar con información centralizada, confiable y en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones en pro del impulso judicial.
Contents
- ¿Qué es un Software de Gestión Judicial?
- 1. Centraliza la Gestión Judicial: todos tus juicios en un solo lugar
- 2. Genera reportes y toma decisiones con información real
- 3. Recibe notificaciones automáticas directamente desde Portales de Consulta Judicial
- 4. Automatiza y optimiza la gestión
- 5. Potencia tu gestión con módulos extras
- ¿Qué dicen los abogados sobre CaseTracking?
- Beneficios de CaseTracking
¿Qué es un Software de Gestión Judicial?
Un software de gestión judicial o legal case management software es una herramienta digital que empresas y despacho jurídico utilizan para administrar sus juicios, junto a movimientos y documentos, y mantener su gestión en un sólo lugar. Permite un flujo de trabajo optimizado y gestión de documentos más fluidos, habilitando a los juristas a concentrarse en el trabajo facturable.
Este tipo de software facilita la automatización de tareas, la revisión de juicios y procesos (seguimiento de causas) de principio a fin -end to end- en un mismo lugar. Además, permite priorizar el trabajo de abogados internos o externos y facilita la definición de procesos estandarizados que dan como impactan positivamente la rentabilidad.
Un Software de Gestión Judicial cumple con 5 aspectos importantes:
1. Centraliza la Gestión Judicial: todos tus juicios en un solo lugar
Un software de gestión judicial centraliza toda la información en un solo lugar de manera estructurada, lógica y de fácil acceso para la toma de decisiones estratégicas. La información de las firmas o gerencias legales es un activo que genera ventaja competitiva si se administra adecuadamente.
Cuando utilizas Excel u otros sistemas manuales que no están desarrollados pensando en los procesos legales los equipos de abogados pierden mucho tiempo en tareas manuales y se genera desorden administrativo que, finalmente, termina por reducir la rentabilidad de la gestión.
Con un Software de Gestión Judicial como CaseTracking, de Lemontech, evitas fricción en el flujo de la información y centralizas tu gestión legal en un solo sistema, con el que los abogados puedan realizar el 100% de la gestión judicial a través de internet, en cualquier lugar del mundo y en el dispositivo de su preferencia.
Un software de gestión judicial facilita un trabajo colaborativo eficiente. Con la información centralizada en un solo lugar, los equipos y administradores legales pueden gestionar adecuadamente el flujo de trabajo, utilizando herramientas basadas en tecnologías ágiles que potencien el desempeño del equipo.
Así es como CaseTracking facilita el trabajo colaborativo:
- Los abogados tramitadores pueden agregar las tareas y eventos, que podrán ser revisadas por sus líderes legales. También, con la funcionalidad de bitácora colaborativa, los usuarios pueden compartir notas y comentarios en tiempo real, lo que garantiza que siempre se manejará la misma información en un flujo eficiente.
- El socio líder podrá asignar tareas y hacerle seguimiento a los abogados de su equipo, para lograr la consecución de los plazos.
A su vez, también es posible gestionar a los clientes dentro de la plataforma. Ellos podrán tener usuarios propios, con permisos limitados, para revisar el avance de sus juicios y así elevar la transparencia del negocio.
Con un software de gestión judicial como CaseTracking, puedes:
- Potenciar el trabajo de tu equipo
- Gestionar adecuadamente los plazos y audiencias
- Maximizar la rentabilidad de tu gestión judicial
2. Genera reportes y toma decisiones con información real
Con un software de gestión judicial, las gerencias legales corporativas o despachos jurídicos pueden mantener visibilidad y control de sus juicios, además de obtener información valiosa que les permitirá optimizar los procesos, generar procesos estandarizados de trabajo y tomar decisiones estratégicas.
A través de un software de gestión judicial es posible revisar la información relacionada a la gestión de la cartera de juicios, y todos sus procesos en simples pasos. Se presenta la información de manera sencilla y ágil, con gráficas y tablas, para que se facilite la visualización del estado de dichos procesos y, a su vez, la toma de decisiones.
Con CaseTracking, nuestro software de gestión judicial, toda la información judicial que se genera de tu gestión judicial permite generar reportes con un par de clics, en tiempo real y con documentos de ágil manejo (Excel o PDF), que permitirá conocer el estado general de los juicios (seguimiento de causas).
Con esta información a la mano en tu sistema de gestión de procesos judiciales, es muy fácil evaluar el rendimiento de la gestión judicial y trabajar continuamente en los KPI’s relevantes del negocio.
3. Recibe notificaciones automáticas directamente desde Portales de Consulta Judicial
Realizar la consulta de expedientes judiciales y su seguimiento en línea con un software de gestión judicial, garantiza un trabajo más eficiente en los abogados y, a su vez, les ayuda aprovechar mejor el tiempo en otras actividades que puedan entregarle mayor valor a su práctica legal.
Por ejemplo: CaseTracking permite conexión con Portales Oficiales del Poder Judicial del país (Revisa aquí las conexiones disponibles), dependiendo del país donde se encuentre la gerencia legal o despacho jurídico, permitiendo crear un juicio en el software y conectarlo directamente al Poder Judicial a través de la funcionalidad abogado virtual.
El abogado virtual es el robot que conecta y actualiza el juicio con la información del sitio oficial del Poder Judicial de forma periódica y automática. En este punto, el abogado no tendrá que agregar información de manera manual o visitando continuamente los portales oficiales, porque toda la data estará sumándose continuamente al juicio (o causa) en gestión.
Para los líderes y administradores legales, esto representa el control total de los juicios y sus avances en tiempo casi real, lo que agrega valor de cara a la relación con el cliente y a su vez, asegura contar con la información necesaria para tomar acciones o decisiones, en caso de necesitarlo.
Actualmente CaseTracking se conecta con los poderes judiciales de Chile, México, Perú, Colombia, Uruguay, Costa Rica, Argentina y Ecuador.
En caso de que el abogado necesite hacer un seguimiento y control de expedientes (seguimiento de causas), y no posea la conexión con los portales oficiales, CaseTracking igual permite agregar los procesos jurídicos manualmente y mantener una gestión centralizada. La única diferencia es que los expedientes judiciales no se sincronizarán automáticamente, pero de igual forma, servirá para organizar el listado de los procesos y mantener el control de su gestión.
4. Automatiza y optimiza la gestión
Con el software de gestión de procesos judiciales la firma o gerencia legal tiene la posibilidad de recibir notificaciones automáticas de los juicios que posee en el sistema. Al ser la información el principal activo de la firma, recibir dichas actualizaciones en tiempo real permitirá a los juristas poder actuar con agilidad, para dar respuesta a sus casos y trabajar en los siguientes pasos.
En el caso de CaseTracking, de Lemontech, estas notificaciones provienen directamente del Poder Judicial, por lo que agiliza la labor de los abogados y les asegura mantener el orden y la veracidad de la información.
Con el software también es posible reducir las tareas repetitivas y manuales, que generan cierto tedio en los abogados, reducen su tiempo y no le aportan valor a su trabajo. Entre ellas, crear documentos jurídicos continuamente o eventos/actividades cada vez que se le asigna un juicio.
Con CaseTracking es posible olvidarse de esto, porque se pueden configurar documentos predeterminados o plantillas de los procesos más trabajados dentro de la firma o área legal, y así agilizar el protocolo de creación de un juicio a solo un clic.
Asimismo, se pueden crear flujos de trabajo de los juicios que más se realizan dentro de la firma. En otras palabras, cada vez que necesites un flujo de tareas o eventos para la gestión de un proceso legal, puedes agregarlo automáticamente al tenerlo de forma predeterminada en el sistema.
Gracias a estas funcionalidades de CaseTracking, los abogados aprovecharán el tiempo y podrán dedicarse a labores 100% jurídicas.
5. Potencia tu gestión con módulos extras
CaseClassify
Si se trabaja con cobranza masiva o se desempeña como controlador independiente, CaseClassify, de CaseTracking pueden ser un gran aliado. Con ella, se optimiza el manejo y entendimiento de la información en pocos clics.
Es capaz de leer los movimientos y documentos adjuntos de los procesos de cobranza, a través de inteligencia artificial y reglas de negocio para clasificar los movimientos importantes de la tramitación.
A esto se le asigna una clasificación priorizada, con base en los hitos más importantes. Además, esta funcionalidad ayuda a extraer información de interés de los documentos. Entre ellos, los derechos del receptor, la fecha de diligencia o domicilio.
En otras palabras, CaseClassify ayuda a procesar grandes flujos de información y ordenarla de manera expedita, para que el abogado con gestión masiva pueda trabajar de manera más amigable y eficiente.
Así, el jurista con CaseTracking puede reconocer el estado y las etapas en que se encuentran dichos procesos y tomar la decisiones necesarias, en el menor tiempo posible.
Vigilancias
Por otro lado, con las Vigilancias de CaseTracking las empresas o estudios pueden monitorear un RUT (solamente para personas jurídicas de Chile) y el sistema notificará al correo electrónico cuando se encuentre una demanda publicada.
También permite evaluar el riesgo crediticio de los clientes. Al realizar una evaluación del riesgo financiero, el sistema traerá la información histórica de todos los juicios en los cuáles se encuentre el RUT como parte involucrada. Este es un indicador muy relevante a la hora de analizar el comportamiento de pago del cliente.
Y finalmente, con las Vigilancias, es posible automatizar las activación de nuevas causas. Al solicitar el seguimiento de un RUT o incluso, la credencial de un abogado, los juicios o causas que se gestionen en el Poder Judicial con estas identificaciones, serán agregadas automáticamente en el software, lo que ahorraría tiempo en tener que ingresarlas manualmente.
¿Qué dicen los abogados sobre CaseTracking?
Tras 15 años innovando el sector legal, hoy Lemontech cuenta con más de 1300 clientes en 19 países del cono centro y sur. A diario sus soluciones -como CaseTracking– facilitan el trabajo de más de 27 mil usuarios activos.
Algunos casos de éxito han ratificado estos beneficios, para el desarrollo y la gestión de sus despachos. Veamos algunos a continuación:
Alexis León, apoderado legal de la aseguradora La Positiva, en Perú, describe cómo antes de la llegada de CaseTracking existía duplicidad de información y de datos. Ya con el software de gestión de procesos, esto cambió: digitalizaron y centralizaron la gestión de su área legal.
Adolfo Pinillos, socio del despacho peruano Rodríguez Angobaldo Abogados, ratifica el valor de CaseTracking y su apoyo en la toma de decisiones.
“En la medida que no puedes obtener una información completa y a tiempo real que sea suficiente, ni el abogado, ni el socio, pueden tomar las decisiones que se necesitan en el momento preciso. Previo a CaseTracking, no encontramos alguna herramienta que tuviera ese tipo de impacto.”
Desde la óptica de los hermanos Hegewisch Martínez, el uso de nuestro software de gestión de procesos judiciales CaseTracking ha significado un antes y un después en la forma de trabajar de su despacho.
“Elegimos Lemontech ya que estábamos buscando un software de gestión que se alineara y cumpliera con las necesidades que teníamos (…) Desde que contratamos CaseTracking le hemos dado mejor calidad de servicio para los clientes de la firma, siendo transparentes y eficaces”.
Beneficios de CaseTracking
En resumen, CaseTracking es una herramienta con diferentes elementos que benefician el funcionamiento de una firma o área legal. Entre ellas:
- Centralizar la información y mejorar la gestión
- Documentación ágil y estándar
- Automatizaciones
- Conexiones y seguimiento de juicios (procesos judiciales o causas)
- Reportería y visibilidad en tiempo real
- Implementación y soporte
- Seguridad de la información
Ahora, ¿por qué creer en este sistema y no otro?
- Lemontech es considerado líder regional y está centrado en el cliente (leer experiencia de los usuarios)
- Reconocido por Chambers & Partners: Obtuvo la Banda 1, como una de las mejores Legaltech de Latinoamérica y del mundo.
- Presencia Local: Se encuentra en 19 países de la región.
- Empresas y despachos importantes lo utilizan: Dentons, Albagli Zaliasnik, Garrigues, Deloitte, Grupo Sura, Falabella, entre otros.
